Kreditinių sąskaitų pildymas per Freshdesk

KREDITINIŲ SĄSKAITŲ (CN) UŽKLAUSOS PILDYMO INSTRUKCIJA PER FRESHDESK (FD)

Nuo šiol visi kreditinių sąskaitų išrašymo prašymai, kurie susiję su paslaugos kodais:

• TDI02 – Kompensacija (už importo deklaracijas)
• TDI01 – Nuolaida/Credit note dėl mūsų kaltės įvykusių brokų
• TDI05 - nuolaida, kuri nebuvo pritaikyta užsakymo paleidimo metu/ Seller discount

turi būti patvirtinti vadovo per naują kreditinių sąskaitų projektą, kuris gali būti pasiekiamas prie kiekvienos užklausos Freshdesk platformoje:

*SVARBU: 

Į DVS sąskaitų, susijusių su brokais, daugiau nebekelti.

Žingsniai:

Užklausos grupė turi būti – pretenzijos. 

1. Užpildome visus pateiktus laukus:
   1. Susijusios sąskaitos faktūros (SF) numeris – privalome įrašyti užsakymo SF numerį
   2. Jeigu pretenzija pildyta nebuvo –  privalome įrašyti užsakymo numerį;
   3. Pildantis asmuo laukelyje įrašome save (paieškoje veskite savo vardą ir išsirinkite iš sąrašo);
   4. Sumą, kurią prašoma kredituoti;
   5. Pasirenkame valiutą;
   6. Jeigu pretenzija buvo pildyta – privalome įrašyti pretenzijos numerį (jeigu yra kelios susijusios pretenzijos, tai kitas pretenzijas įrašome į description laukelį);
   7. Pasirenkame teisingą paslaugos kodą;
   8. Įrašome kliento kodą;
   9. Assignee laukelį praleidžiame;
   10. Aprašome detalią kreditavimo priežastį taip, kad tvirtintojams nekiltų papildomų klausimų, aprašome visas svarbias detales ir spaudžiame Create Issue. Jei klientas pateikia sąskaitą už papildomas išlaidas, ši informacija turi būti nurodyta aprašymo laukelyje: „Klientas pateikė sąskaitą – XXX sumai“ ir prisegame sąskaitas pagal žemiau pateiktą instrukciją.
   11. Pildant kreditines už kompensacijas dėl pristatymo vėlavimo, prašome aprašyme papildomai nurodyti šią informaciją:

2. Ar buvo užsakytas FIX
3. Planuota ir faktinė pristatymo savaitė
4. Savaitė, kada buvo informuota apie pristatymo nukėlimą

Svarbu: „Description“ laukelyje automatiškai įkeliamas visas ticketo (-ų) turinys. Pagal susitarimą su PAS skyriumi, šį turinį turime ištrinti. Tam pažymime visą tekstą naudodami Ctrl + A, o tada ištriname paspaudę Delete.

1. Jeigu klientas kartu su kreditinės sąskaitos prašymu pateikė ir sąskaitą faktūrą (SF) už atliktus darbus, ją turite pridėti prie jau sukurtos kreditinės sąskaitos prašymo (CN) užklausos per užklausų portalą (žr. 5.2 žingsnį).
2. Gavę klausimą iš Kokybės skyriaus dėl jau užpildytos kreditinės sąskaitos patikslinimo, atsakymą turite pateikti per užklausų portalą:

https://narbutas1.sharepoint.com/SitePages/U%C5%BDKLAUSOS.aspx

Susiradus kreditinės sąskaitos CLMTST numerį, kuris sugeneruojamas automatiškai užpildžius kreditinės sąskaitos užklausą (žiūrėti aukščiau):

Parašome komentarą atsidariusios užklausos lange.

Prisegame failą:

1. Supildę užklausos formą sulaukiame pretenzijos komandos sprendimo: ar pretenzija patvirtinta / nepatvirtinta:
   1. Jei pretenzija dėl CN išrašymo patvirtinta/dalinai patvirtinta:
      1. Iš pretenzijos komandos į tą patį ticketą gausime jau sukurto užsakymo numerį internal note formatu. Gautą užsakymą turime paversti į pardavimo užsakymą ir išsiųsti atsakingam logistikos vadybininkui. Gavus so numeriuką iš Kokybės skyriaus Freshdesk statusas automatiškai pasikeičia į Open.

Pvz.:

1. Informuojame atsakingą logistikos vadybininką, laiško temoje nurodant soXXXXX, CN.
2. Informuojame klientą apie sprendimą ir, kad CN informacija bus išsiųsta jų finansų kontaktais (yra sukurti spec. el. laiškų šablonai, kurie įkeltas į Freshdesk).

1. Jei pretenzija dėl CN išrašymo nepatvirtinta:
   1. Informuojame klientą apie sprendimą ir dėl kokių priežasčių CN išrašymas atmestas. Gavus PAS sprendimą Freshdesk statusas automatiškai pasikeičia į Open.

Kliento apie nepatvirtintą kreditinės sąskaitos sprendimą informavimo gairės:

„I wanted to update you regarding your recent credit note request. After careful review, I regret to inform you that the credit note has not been approved at this time because of these reasons.....: “

Jeigu kreditinė sąskaita buvo patvirtinta tik dalinai ir nuspręsta kompensuoti ne pilnas kliento išlaidas, privalome vadovautis jau paruoštais ir suderintais el.laiško šablonais, kurie yra įkelti į Freshdesk prie visų laiškų šablonų.

SVARBU:

Jeigu suklydome pildant kreditinės sąskaitos informaciją ir jau yra priskirtas žmogus prie supildytos kreditinės – parašome priskirtam Kokybės darbuotojui el.paštu informaciją, kad padaryta klaida (nurodydami kur suklydome) ir jie sugrįš su atsakymu ar dar yra galimybė pataisyti kreditinės informaciją ar visgi reikia supildyti naują.

Laiško temoje būtina nurodyti kreditinės sąskaitos (CN) CLMTST numeriuką.

Kur pasižiūrėti priskirtą žmogų galite čia:

Jeigu nėra dar priskirto atsakingo PAS asmens tuomet el.paštu rašome PAS bendru emailu - pa@narbutas.lt informuodami, kad padaryta klaida (nurodydami kur suklydome) ir jis sugrįš su atsakymu ar dar yra galimybė pataisyti kreditinės informaciją ar visgi reikia supildyti naują.

Laiško temoje būtina nurodyti kreditinės sąskaitos (CN) CLMTST numeriuką.

Kreditinės sąskaitos pildymo pavyzdys, kai turime pretenzijos numerį:

Kreditinės sąskaitos pildymo pavyzdys, kai neturime pretenzijos numerio:

PATARIMAS – išsikelti tags lauką prie matomų laukų, jeigu PAS skyrius turėtų klausimų dėl konkrečios pretenzijos, iš karto matysite, kuris ticket‘as.