Kaip susikurti automatinį pranešimą tik siuntėjams Outside My Organization
1. Susikurkite Automatic Reply šabloną:
- Atsidarykite Outlook, spauskite Home ir New Email. Subject laukelyje įrašykite Important information on processing customer inquiries*, o laiško turinyje įrašykite šią žinutę*:
Dear Customer,
Please note that customer inquiries are not handled via Outlook.
All customer support requests must be sent exclusively to clientsupport@narbutas.lt.
It is not necessary to copy customer support managers' emails when sending a request to this address. All requests are received and assigned accordingly, ensuring your queries are handled promptly and effectively.
You will continue to have your dedicated customer support manager.
Thank you for your understanding and cooperation.
- Spauskite File > Save As.
- Iššokusioje lentelėje 1) Įveskite pavadinimą lauke File name. 2) Pasirinkite Outlook Template (*.oft) lauke Save as type. 3) Spauskite Save ir uždarykite el.laišką, jo neišsaugodami.
* Jei dirbate su klientais, kurie kalba tik vokiškai arba prancūziškai, išverskite tekstą į atitinkamas kalbas. Jei dirbate su skirtingomis rinkomis ir kalbomis, naudokite anglų kalbą.
2. Susikurkite ir įjunkite Outlook taisyklę, kad automatiniai pranešimai būtų siunčiami tik išorės siuntėjams
- Svarbu, kad klientų laiškams nebūtų sukurtos taisyklės ir jie nekristų į atskirus aplankus. Jei turite susikūrę tokias taisykles, išjunkite jas. Visi klientų laiškai turi kristi į Inbox. Jei visgi neišjungsite taisyklių, tuos pačius veiksmus reikia kartoti kiekvienam aplankui atskirai. Pažymėkite Inbox aplanką, spauskite Home > Rules > Manage Rules & Alerts.
- Iššokusioje lentelėje spauskite New Rule.
- Iššokusiame Rules Wizard lange spauskite Apply rule on messages I receive, tada Next.
- Kitame Rules Wizard lange nieko nežymėkite ir tik spauskite Next.
- Iššokusioje perspėjimo lentelėje spauskite Yes.
- Dar kartą pasirodžiusiame Rules Wizard lange pažymėkite Reply using a specific template ir spauskite a specific template.
- Lange Select a Reply Template dialog box pasirinkite User Templates in File System lauke Look in. Iš sąrašo pasirinkite savo anksčiau sukurtą el.laiško šabloną ir spauskite Open.
- Spauskite Next.
Step 3: Neįtraukti vidinių siuntėjų
- Rules Wizard lange pažymėkite Except with specific words in the sender’s address, tada spauskite specific words.
- Paieškos laukelyje įrašykite visus įmonės vidinius domenus, iš kurių gaunate laiškus (pvz. @narbutas.lt, @narbutas.com, @narbutas.de, @narbutas.fr, @logifly.narbutas.eu, @narbutas.atlassian.net). Spauskite Add, tada OK.
- Spauskite Next.
4. Užbaigimas ir taisyklės aktyvavimas
- Įrašykite taisyklės pavadinimą laukelyje Step 1.
- Prie Step 2 žingsnio pažymėkite tik Turn on this rule.
- Spauskite Finish, tada OK.
- Taisyklė išsaugota ir aktyvuota. Patestuoti, ar viskas veikia, galite parašydami sau laišką iš asmeninio el.pašto (pvz. Gmail).
Rezultatas
Automatiniai pranešimai bus siunčiami tik išoriniams siuntėjams, jų negaus kolegos. Taip pat išvengsite to, kad prie jūsų profilio visad būtų rodomas Out of office statusas. Kai išeisite atostogauti Out of Office žinutę galėsite nusistatyti, kaip įprastai.
Video instrukciją rasite čia: https://youtu.be/W7AgV2kAeWQ
Was this article helpful?
That’s Great!
Thank you for your feedback
Sorry! We couldn't be helpful
Thank you for your feedback
Feedback sent
We appreciate your effort and will try to fix the article